Οδηγός επιβίωσης για επιχειρήσεις και εργαζομένους

Όλοι θα συμφωνήσουν ότι η κρίση την οποία διανύουμε είναι πρωτοφανής και σε σφοδρότητα και σε έκταση και δεν έχουμε δει κάτι παρόμοιο σε συνθήκες ειρήνης. Το φαινόμενο και επιπτώσεις αφορούν όλο τον πλανήτη. Ειδικότερα για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις της αγοράς η κατάσταση είναι απογοητευτική και δεν μοιάζει με οτιδήποτε άλλο έχουμε βιώσει τα τελευταία χρόνια, καθώς εκτός των άλλων γίνεται και με εντελώς βίαιο τρόπο όπου η κάθε μέρα μοιάζει πιο επώδυνη από την προηγούμενη.

Το παρόν άρθρο επιχειρεί να καταγράψει όσο το δυνατόν πιο περιεκτικά τις ενέργειες που πρέπει κάθε επιχείρηση να κάνει προκειμένου να καταφέρει να επιβιώσει από αυτή τη κατάσταση ενώ ταυτόχρονα θα πρέπει να καθησυχάζει τόσο τους πελάτες της όσο και την ανασφάλεια των εργαζομένων της.

1. Ασφάλεια και υγεία των εργαζομένων

Η ασφάλεια των εργαζομένων και των οικείων τους πρέπει να είναι σε πρώτη προτεραιότητα. Μην αφήσετε καμιά χαλαρότητα σε σχέση με αυτό. Σχεδιάστε και στην συνέχεια ενημερώστε όλους εγκαίρως για την επιλογή του πρωτοκόλλου με βάσει τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες και θέστε τους κανόνες ασφάλειας σχετικά με τον ιό. Οδηγήστε άμεσα όσο προσωπικό απαιτείται για εργασία από το σπίτι.

Για όσους δεν υπάρχει η δυνατότητα απομακρυσμένης εργασίας ενημερώστε τους και κοινοποιείστε σε εμφανή θέση τις γενικές κατευθυντήριες γραμμές του υπουργείου, ως προς τις αποστάσεις, την υγιεινή στο χώρο εργασίας, τα μέτρα ασφάλειας, τις αποστάσεις ασφάλειας, τους κανόνες για καθαρούς χώρους εργασίας, τα μέτρα ατομικής υγιεινής και προφύλαξης.

Μειώστε τις πολυπληθείς ομάδες εργασίας και περιορίστε τον αριθμό τους. Ακυρώστε τις συναντήσεις με πάνω από 3-4 άτομα και χρησιμοποιήστε τηλεφωνικές συνδιασκέψεις ή conference calls με κάμερες για να επικοινωνήσετε όταν αυτό είναι δυνατόν.

Αν και τα παραπάνω μπορεί να φαίνονται εξαιρετικά δύσκολα να εφαρμοστούν, είναι δεδομένο όμως ότι μπορούν να διασφαλίσουν την υγεία των εργαζομένων και θα εκτιμηθεί η αξία τους μακροπρόθεσμα.

2. Επείγουσα οικονομική ιεράρχηση

Η μεγαλύτερη ανησυχία όλων των επιχειρήσεων και του προσωπικού τους, τουλάχιστον σε αυτό το πρώτο στάδιο, είναι πως θα πληρώσω τις υποχρεώσεις μου αυτό το μήνα, τον επόμενο και πόσο θα κρατήσει αυτή η κατάσταση. Φυσικά αυτή είναι μια εξαιρετικά δύσκολη ερώτηση που κανείς δεν μπορεί να απαντήσει, και ακόμη περισσότερο όταν όλοι συνειδητοποιούν καθημερινά ότι χάνουν πελάτες ή οι πελάτες τους αδυνατούν να πληρώσουν. Μερικά σημαντικά βήματα που πρέπει να γίνουν προς αυτή την κατεύθυνση είναι:

– Η δημιουργία ενός cash flow ελαστικών και μη ελαστικών εξόδων. Τα μη ελαστικά γενικά είναι αναγκαία για να συνεχίσει να λειτουργεί η επιχείρηση και θα πρέπει να πληρώνονται. Βάλτε στη λίστα προτεραιότητα με βάσει τη σημαντικότητά τους και δεσμεύετε τα χρήματα με βάσει τις ανάγκες του χρονοδιαγράμματος πληρωμών.

– Κάντε άμεσες περικοπές σε περιττά κόστη που δεν σχετίζονται με την παραγωγή άμεσων εσόδων ή δεν εξασφαλίζουν βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες.

– Το μεγαλύτερο κόστος σε μια επιχείρηση είναι το μισθολογικό. Ο μέσος χρόνος που μια επιχείρηση μπορεί να παραμείνει ζωντανή είναι 1-2 μήνες. Προσωρινές απολύσεις (καθεστώς αναστολής συμβάσεων), μειώσεις μισθών, εκ’ περιτροπής εργασία, part time, άδεια άνευ αποδοχών, διαθεσιμότητα και απολύσεις έχουν ως σκοπό την μείωση του εργασιακού κόστους. Επομένως οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εφαρμόσουν ένα ή περισσότερα από αυτά τα μέτρα. Τα κυριότερα είναι:

• Προσωρινές απολύσεις

Θεωρείται το πιο αποτελεσματικό από όλα τα εργαλεία. Σύμφωνα με την πρόσφατη υπουργική απόφαση, Επιχειρήσεις-εργοδότες, που πλήττονται σημαντικά από τις συνέπειες του φαινόμενου του CONVID-19, δύνανται, προκειμένου να προσαρμοστούν οι λειτουργικές ανάγκες τους στο δυσμενές περιβάλλον που δημιουργείται, να θέσουν μέρος ή όλο το προσωπικό τους σε καθεστώς αναστολής της σύμβασης εργασίας. Προϋπόθεση είναι ο ΚΑΔ της επιχείρησης να συμπεριλαμβάνεται στην αντίστοιχη λίστα.

• Ευέλικτη εργασία

Αφορά ένα εύρος επιλογών ή συνδυασμό αυτών προσαρμοσμένων στις ανάγκες της επιχείρησής. Μπορεί κάποιοι εργαζόμενοι να εργάζονται εκ’ περιτροπής, ή με μερική απασχόληση ή ίσως δεν εργάζονται καθόλου και μένουν στο σπίτι (κανονική άδεια ή άδεια άνευ αποδοχών), μπορεί να τους καταβληθεί ένα ελάχιστο ποσό ή μπορεί να αποζημιωθούν κάποια στιγμή στο μέλλον. Ωστόσο, δεν συνίσταται να ζητάτε από τους εργαζόμενους να δουλεύουν δωρεάν όπως φαίνεται ότι κάποιοι εργοδότες επιλέγουν ως πρακτική υπό την απειλή της κατάστασης. Πέρα από ανήθικο, διαλύει την συνοχή της ομάδας σας, είναι μακροπρόθεσμα ανώφελο και πιθανώς να έχει και νομικές επιπτώσεις.

• Απολύσεις

Είναι το έσχατο μέτρο αλλά είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται. (προσοχή απαγορεύονται οι απολύσεις σε εταιρίες που έχουν κλείσει με υπουργική απόφαση ή όσες έχουν κάνει χρήση των ειδικών διατάξεων) Όποιος εργαζόμενος δεν επιθυμεί κάποιο από τα παραπάνω προσωρινά μέτρα αλλά προτιμά την αποζημίωση του και να μπει σε καθεστώς ανεργίας τότε να την δώσετε. Το πιθανότερο είναι ότι δεν κάνει για την ομάδα σας.

* Βρείτε εναλλακτικές πηγές χρηματοδότησης ή τζίρου. Γίνετε επιθετικός στις πωλήσεις και στο marketing.

* Περικόψτε προμηθευτές ή άλλες πηγές ή δάνεια τα οποία δεν θα επηρεάσουν την ομαλή λειτουργίας της επιχείρησης.

Τέλος, είναι εξαιρετικά σημαντικό είναι η εξασφάλιση ενός αποθεματικού το οποίο θα χρειαστεί για το restart. Όσο πιεστικές και αν είναι οι τρέχουσες υποχρεώσεις και ανάγκες, διασφαλίστε ένα κεφάλαιο πάση θυσία για την επόμενη μέρα – σε λίγους μήνες από σήμερα – καθώς αυτό θα καθορίσει την δυνατότητα ή μη επαναφοράς στην επιχείρησής σας σε συνθήκες λειτουργίας.

3. Ασφαλιστικές και Φορολογικές υποχρεώσεις

Αν δεν βρίσκεστε ανάμεσα στις εταιρίες οι οποίες βάσει σχετικών υπουργικών αποφάσεων έλαβαν αναστολή πληρωμών και φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων και δόσεων φροντίστε να παραμείνετε ασφαλιστικά και φορολογικά ενήμεροι.

Εδώ κρύβεται μια μεγάλη παγίδα στην οποία δεν θα πρέπει να πέσετε και να προεξοφλήσετε την οποιαδήποτε αναστολή πληρωμών. Εξασφαλίστε την απαραίτητη ρευστότητα για να καλύψετε ή να ρυθμίσετε αυτές τις υποχρεώσεις. Αυτού του είδους οι πληρωμές θα πρέπει να είναι πρώτης προτεραιότητας και είναι βασικές για την συμμετοχή στις ευνοϊκές ρυθμίσεις που σίγουρα θα ακολουθήσουν για την αποκατάσταση της αγοράς.

Σε κάθε περίπτωση είναι αναγκαίο να ενημερωθείτε από τους φορολογικούς σας συμβούλους και λογιστές.

4. Πωλήσεις και Marketing

Βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε συνεχώς και με συνέπεια με τους πελάτες σας. Εάν είστε ανοικτοί και εξακολουθείτε να λειτουργείτε για τις επιχειρήσεις πελάτες σας, βεβαιωθείτε ότι όλοι το γνωρίζουν και θυμίστε τους τον τρόπο που θα έρθουν σε επικοινωνία μαζί σας.

Στέλνετε συνεχώς το μήνυμα ότι είστε εκεί για αυτούς. Μην περιμένετε ανταπόκριση γιατί οι περισσότεροι είναι σε κατάσταση σοκ. Κάνετε όσο πιο εύκολο για εκείνους να αγοράσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας. Χρησιμοποιήστε την παρουσία των κοινωνικών μέσων σας για να ενημερώσετε τους πελάτες σας. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει κοινωνικά μέσα έως σήμερα ήρθε η ώρα. Είναι απλό.

Δημιουργήστε ένα ενημερωτικό δελτίο (newsletter) ή μια σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες σας, αν δεν το κάνετε ήδη. Χρησιμοποιήστε το για να γνωστοποιήσετε την πρόθεσή σας να βοηθήσετε τους πελάτες σας και τυχόν αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο τους προσφέρετε τις υπηρεσίες σας. Να είστε δημιουργικοί και να προσπαθείτε να βρείτε νέες ευκαιρίες στην αγορά και τις πωλήσεις. Λαμβάνοντας υπόψη τις τρέχουσες συνθήκες, τι προϊόντα ή υπηρεσίες μπορείτε να προσφέρετε; Αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να επικεντρωθείτε στους υπάρχοντες πελάτες σας, να δώσετε άριστη εξυπηρέτηση, και να σιγουρευτείτε ότι διατηρείτε μαζί τους ποιοτικές επικοινωνίες & σχέσεις. Περάστε σε όλους το μήνυμα καθημερινά ότι είστε εκεί λειτουργείτε και μπορείτε να τους εξυπηρετήσετε.

Τέλος, εξετάστε νέους τρόπους για να παραδώσετε την υπηρεσία ή το προϊόν σας. Μπορεί να είναι μέσω της παράδοσης στο σπίτι, μέσως απομακρυσμένης εργασίας, μέσω ταχυδρομείου ή μέσω δημιουργίας ηλεκτρονικού καταστήματος. Προσφέρετε εκπτώσεις εάν είναι απαραίτητο και σκεφτείτε “έξω από το κουτί” με την ταχύτητα που απαιτούν οι περιστάσεις.

5. Βελτίωση διαδικασιών, R&D, βελτιώσεις προϊόντων ή υπηρεσιών

Εφόσον τυχαίνει να έχετε αρκετό ελεύθερο χρόνο – επειδή έχετε λιγότερη εργασία ή λιγότερους πελάτες – είναι η ιδανική στιγμή για να ολοκληρώσετε τα έργα ή τις υποδομές σας. Επενδύστε σε αυτό το χρονικό διάστημα, αξίζει χρυσάφι, μην το σπαταλάτε άσκοπα και στην συνεχή παρακολούθηση ειδήσεων που σχετίζονται με την καταστροφικότητα του ιού και τις επιπτώσεις στην οικονομία. Εσείς θα είστε η οικονομία της επόμενης ημέρας σε μια αγορά που θα διαμορφωθεί με νέους κανόνες.

Η έκταση της ύφεσης θα είναι μεγάλη και σίγουρα κανείς δεν ξέρει την έκτασή της. Η επανεκκίνηση θα είναι εξίσου επώδυνη. Επομένως, προετοιμαστείτε από σήμερα για την επόμενη μέρα. Αξιοποιήστε τον χρόνο τον δικό σας και της ομάδας σας, και επενδύστε τον στη βελτίωση των προϊόντων, των υπηρεσιών και σε αποτελεσματικότερες διαδικασίες.

Είναι ευκαιρία να κάνετε όσα χρονίζουν, όσα δεν έχετε καταφέρει να κάνετε τους τελευταίους μήνες ή και χρόνια. Είναι τώρα η στιγμή να αξιοποιήσουμε τον χρόνο και να βγούμε από την πρωτοφανή καταιγίδα ισχυρότεροι με καλύτερα προϊόντα και υπηρεσίες.

Αναγνωρίστε τις όποιες οργανωτικές σας αδυναμίες σας και δώστε σημασία σε περιοχές γνωρίζετε ότι θα βελτιώσουν την επιχείρησή σας. Αν γνωρίζετε ότι είστε αδύναμοι στο μάρκετινγκ κοινωνικών μέσων, ή δεν έχετε ήδη ένα ηλεκτρονικό κατάστημα ή δεν έχετε καταρτίσει ένα budget επενδύστε το χρόνο σας σε αυτό. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να κάνει το ίδιο.

6. Απομακρυσμένη εργασία (τηλεργασία)

Πολλές μικρές επιχειρήσεις έχουν εργαζόμενους που εργάζονται ή που θα χρειαστεί να εργαστούν από απόσταση για πρώτη φορά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει κανόνες ισότιμους για όλους. Μαθαίνουμε ότι αρκετοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εργάζονται από απόσταση αλλά οι εργαζόμενοί τους ενδεχομένως να μην το κάνουν (είδαμε και ακούσαμε και τέτοια περιστατικά).

Αυξήστε το επίπεδο της τεχνολογίας σας, εάν είναι απαραίτητο, όσο το δυνατόν ταχύτερα και όσο το δυνατόν περισσότερο για εργασία από το σπίτι. Αν η επιχείρησή σας λειτουργεί με ένα server μπορείτε να μεταβείτε στο σύννεφο σε έναν cloud server γρήγορα και με ασφάλεια. Εάν έχετε τον κατάλληλο εξοπλισμό (server, routers) θα χρειαστεί να ρυθμίσετε τις προσπελάσεις VPN για τους εργαζομένους που έχουν πρόσβαση στους υπολογιστές εργασίας τους από τους οικιακούς τους υπολογιστές. Εάν βρίσκεστε ήδη στο σύννεφο, αυτό είναι πολύ πιο εύκολο.

Στην τηλεργασία το θέμα της κουλτούρας είναι εξαιρετικά σημαντικό τόσο για την αποτελεσματικότητα όσο και την συνοχή της ομάδας σας αλλά μπορεί με την κατάλληλη επιμονή και επικοινωνία να εφαρμοστεί.

Εκτελέστε συχνά και τακτικά meetings και θέστε ξεκάθαρους στόχους ώστε όλοι να μπορούν να αντιληφθούν τι πρέπει να κάνουν, πόσο παραγωγική ήταν η μέρα τους, ποια είναι η συμμετοχή και η αλληλεπίδραση όλων με τους πελάτες και τα έργα. Εφαρμόστε μια διαδικασία για μια εβδομαδιαία αναφορά παραγωγικότητας που θα ολοκληρωθεί κάθε μέρα και στη συνέχεια θα συνοψιστεί από την εβδομάδα (π.χ. σε Excel ή Google doc) έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να παρακολουθούν τον φόρτο εργασίας τους, την αλληλεπίδραση με τους πελάτες και τα έργα, τις πωλήσεις κ.ο.κ.

7. Επιδείξτε κοινωνική προσφορά

Όλοι διδασκόμαστε για το πώς θα μπορούσαμε να είμασταν καλύτερα προετοιμασμένοι για αυτή την καταστροφή. Από την κάθε μικρή επιχείρηση έως την κυβέρνηση και τους ηγέτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σίγουρα όλοι αιφνιδιαστήκαμε. Για τους περισσότερους η κατάσταση έχει αρχίσει να λειτουργεί και ως εσωτερική αφύπνιση από την οποία μπορούμε να μάθουμε πολλά. Μπορούμε επίσης να κρατήσουμε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα καταγράφουμε τα συναισθήματα, τις σκέψεις και τις ιδέες μας και σίγουρα θα έχει πολύ μεγάλη αξία για εμάς όταν όλο αυτό θα τελειώσει.

Είναι σημαντικό να προσπαθήσουμε να εξυπηρετήσουμε και να βοηθήσουμε όσο περισσότερο τους πελάτες ή αυτούς που είναι στην ευρύτερη κοινότητά μας. Όσο περισσότερο βοηθάμε τους άλλους τόσο καλύτερα αισθανόμαστε, τόσο συσπειρωνόμαστε γύρω από ανθρώπινες αξίες και αυτό μας δίνει δύναμη. Ακόμα και οι απλές τηλεφωνικές κλήσεις συμπαράστασης είναι αυτή την περίοδο πολύ μεγάλης αξίας. Αν έχετε την δυνατότητα κάνετε προσφορές για να διευκολύνετε τους πελάτες σας να πάρουν γρήγορες αποφάσεις και να τους δείξετε ότι κατανοείτε.

Όπως έχουν δείξει όλες οι κρίσεις, πρόσφατες και μη όλο αυτό θα περάσει και θα πρέπει να κάνουμε ό, τι μπορούμε για να βοηθήσουμε ο ένας τον άλλον μέσω αυτού, ενώ όλοι μαθαίνουμε και ωριμάζουμε από αυτή τη κατάσταση.

8. Οι άνθρωποί σας – τα ταλέντα σας

Είναι σημαντικό για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να δείξουν τις ηγετικές τους ικανότητες. Πρέπει να επιδείξουν ηρεμία στην φουρτούνα και να δίνουν πρώτοι τον παλμό. Ο πανικός και η γκρίνια, η απογοήτευση και η αδράνεια για την κατάσταση δεν έχει κανένα νόημα ούτε φυσικά η εκδήλωση πανικού. Τίποτα δεν πρόκειται να αλλάξει με αυτές τις συμπεριφορές, καλούνται απλώς να προσαρμοστούν στην σκληρή πραγματικότητα.

Σε στιγμές κρίσης δεν έχει κανένα νόημα να κάνουμε μακροχρόνιου σχεδιασμούς γιατί τα πράγματα αλλάζουν μέρα με την μέρα. Ασφαλώς χρειάζεται σχεδιασμός για την επόμενη μέρα ή την επόμενη εβδομάδα ή τον επόμενο μήνα. Το πιο πιθανό είναι ότι αυτά τα σχέδια θα αλλάξουν, αλλά εδώ υπάρχουν μερικές συγκεκριμένες ιδέες ή βήματα για να εξετάσετε με την ομάδα σας:

Όπως είπαμε και νωρίτερα πρώτο μέλημα είναι η ασφάλεια και η υγεία όλων. Σίγουρα σε κάθε επιχείρηση υπάρχει ένας κρίσιμος αριθμός ανθρώπων που οδηγούν και καθιστούν την επιχείρηση βιώσιμη. Ασφαλώς σε αυτούς πέφτει το μεγαλύτερο βάρος σε μια κρίση. Ωστόσο διαχειριστείτε σωστά και τα ταλέντα σας ή τους ανθρώπους εκείνους που πιστεύετε σε αυτούς αλλά δεν έχουν αφομοιωθεί πλήρως στην παραγωγική διαδικασία.

Η κρίση θα τελειώσει και θα πρέπει, παρότι ενδεχομένως χρειάζεται να παρθούν σκληρές αποφάσεις, να γίνει σωστή διαχείριση ώστε οι άνθρωποι να είναι διαθέσιμοι και ενεργοί και στην φάση της ανασυγκρότησης όποτε και αν αυτή έρθει.

9. Βρείτε έναν καλό σύμβουλο

Παρότι ερχόμαστε από μια δύσκολη δεκαετία και οι περισσότεροι από εμάς είμαστε αρκετά σκληραγωγημένοι και δυνατοί είναι βέβαιο ότι χωρίς σωστή και έγκαιρη ενημέρωση μπορεί να κάνουμε λάθος κινήσεις. Χρειάζεται ψυχραιμία και όχι βιαστικές αποφάσεις.

Αυτό το διάστημα βομβαρδιζόμαστε από πληροφορίες, διαβάζουμε και ακούμε πολλά από όλους και δυστυχώς δεν μας παρέχουν όλες οι πηγές ασφαλή δεδομένα. Είναι πολύ σημαντικό να έχουμε ή αν δεν έχουμε να αναζητήσουμε έναν σύμβουλο που θα έχει και τις γνώσεις και την ικανότητα να μας βοηθήσει να πάρουμε αποφάσεις και να σχεδιάσουμε τις επόμενες κινήσεις.

Η σωστή ενημέρωση και καθοδήγηση θα εξασφαλίσει και θα παράσχει την απαραίτητη ψυχραιμία και ισορροπία για την διαχείριση του προβλήματος και σκληρές αποφάσεις που θα κληθούμε να πάρουμε.

Όπως είπε και ο πρωθυπουργός της χώρας με την ευκαιρία της εθνικής επετείου, η κρίση όσο επώδυνη και αν είναι θα μας αφήσει πιο δυνατούς και πιο ώριμους.

«Η δοκιμασία που βιώνουμε απελευθερώνει ήδη δυνάμεις του λαού μας που βρίσκονταν σε λήϋαργο. Μέσα στην κρίση οι δομές μας εκσυγχρονίζονται. Η τεχνολογία ταξιδεύει παντού, αλλάζοντας τον τρόπο που εργαζόμαστε. Χτίζεται μία νέα σχέση εμπιστοσύνης με το κράτος, που στα δύσκολα δείχνει ότι στέκεται στο ύφος των περιστάσεων. Όλα αυτά ϋα είναι τα όπλα μας για την επόμενη μέρα. Τα πολύτιμα εργαλεία με τα οποία ϋα ξαναχτίσουμε ό,τι και αν χάθηκε».

Ας θυμόμαστε όλοι μας αυτά τα λόγια τις δύσκολες μέρες που θα ακολουθήσουν και ας παραμείνουμε υγιείς, αισιόδοξοι και ανθρώπινοι.

*Κείμενο του Θανάση Μάστορα