Πώς η τεχνολογία φέρνει διαφάνεια στα κοινόχρηστα

Είναι απόγευμα και μόλις έχεις γυρίσει σπίτι. Στο ασανσέρ βλέπεις κολλημένο το χαρτί με τα κοινόχρηστα. Το κοιτάς για λίγα δευτερόλεπτα, προσπαθείς να καταλάβεις τι αφορά η χρέωση και συνεχίζεις τον δρόμο σου. Λίγο αργότερα, στο group της πολυκατοικίας, κάποιος ρωτά αν έχουν πληρωθεί τα κοινόχρηστα του μήνα. Κάποιος άλλος θέλει να μάθει πόσο κόστισε η τελευταία επισκευή. Και κάπου εκεί ξεκινά η γνωστή αλυσίδα από μηνύματα, τηλεφωνήματα και αναζητήσεις.

Δεν είναι απαραίτητα κάτι σημαντικό. Είναι όμως μια μικρή καθημερινή διαδικασία που επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά. Και όσο μεγαλώνει μια πολυκατοικία, τόσο μεγαλώνει και η ανάγκη να υπάρχει μια ξεκάθαρη εικόνα: τι πληρώθηκε, τι εκκρεμεί, ποια έξοδα έγιναν και πού βρίσκονται τα χρήματα του κτιρίου.

Από το χαρτί στην οθόνη

 

Για χρόνια, η διαχείριση των πολυκατοικιών βασίστηκε σε διαδικασίες που ελάχιστα έχουν αλλάξει. Σε πολλές περιπτώσεις, ο τρόπος με τον οποίο εκδίδονται τα κοινόχρηστα, γίνονται οι πληρωμές και πραγματοποιούνται οι συνεννοήσεις μεταξύ των κατοίκων θυμίζει ακόμη πρακτικές της δεκαετίας του ’80. Κοινόχρηστα σε χαρτί, τηλεφωνήματα, αποδείξεις και ένας διαχειριστής που συγκεντρώνει και διαχειρίζεται όλες τις πληροφορίες. Σε μια εποχή όμως όπου πληρωμές, συναλλαγές και ενημερώσεις γίνονται πλέον ψηφιακά, η διαχείριση της πολυκατοικίας δεν θα μπορούσε να μείνει πίσω.

 

Η τεχνολογία έχει αρχίσει να αλλάζει αυτή την εμπειρία. Όχι με τρόπο εντυπωσιακό, αλλά με έναν πολύ πρακτικό τρόπο: μεταφέροντας την πληροφορία εκεί όπου πλέον βρίσκονται σχεδόν όλα όσα αφορούν την καθημερινότητά μας, στην οθόνη του κινητού.

 

Με ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης, οι κάτοικοι μπορούν να έχουν συγκεντρωμένα σε ένα σημείο τα στοιχεία που αφορούν τα κοινόχρηστα, να παρακολουθούν τις εξοφλήσεις τους και να λαμβάνουν αυτόματες υπενθυμίσεις. Παράλληλα, πλέον μπορούν να πραγματοποιούν και online πληρωμές, ενώ λειτουργίες όπως οι ηλεκτρονικές ψηφοφορίες και η αποστολή ενημερώσεων μέσω email, SMS και Viber περιορίζουν την ανάγκη για διαρκείς συνεννοήσεις.

 

Η αλλαγή, ωστόσο, δεν αφορά μόνο την ευκολία. Αφορά κυρίως τη διαφάνεια.

 

Όταν τα οικονομικά μιας πολυκατοικίας είναι οργανωμένα ψηφιακά, η πληροφορία δεν χρειάζεται να βρίσκεται σε έναν φάκελο ή να περνά από χέρι σε χέρι. Υπάρχει ένα καταγεγραμμένο ιστορικό και οι κάτοικοι μπορούν να έχουν σαφέστερη εικόνα για την οικονομική κατάσταση του κτιρίου.

 

Αυτή είναι η λογική πάνω στην οποία έχει σχεδιαστεί η Billys: να συνδυάζει την ψηφιακή διαχείριση με μεγαλύτερη οικονομική διαφάνεια και, ανάλογα με το πλάνο που επιλέγει κάθε πολυκατοικία, με διαφορετικό επίπεδο υποστήριξης. Εκτός από την ψηφιακή παρακολούθηση των κοινοχρήστων και των πληρωμών, προσφέρει τραπεζικό λογαριασμό αποκλειστικά για τη χρήση της πολυκατοικίας, ενισχύοντας ακόμη περισσότερο τον διαχωρισμό και την παρακολούθηση των οικονομικών της.

 

Όταν η τεχνολογία φέρνει και νέες λύσεις

 

Ο εκσυγχρονισμός της διαχείρισης, όμως, δεν σημαίνει μόνο ότι κάνουμε ψηφιακές τις διαδικασίες που ήδη γνωρίζουμε. Σημαίνει και ότι μπορούμε να αντιμετωπίσουμε με νέους τρόπους προβλήματα που εδώ και χρόνια αποτελούν μέρος της καθημερινότητας μιας πολυκατοικίας.

 

Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι οι απλήρωτες κοινόχρηστες οφειλές.

 

Το Billys Safe είναι μια πρόσθετη υπηρεσία που προσφέρεται αποκλειστικά στους πελάτες της Billys και προσφέρει νομική προστασία και δυνατότητα νομικής διεκδίκησης βεβαιωμένων οφειλών άνω των 400€, σε συνεργασία με την ARAG. Η ARAG αναλαμβάνει τα έξοδα δικηγόρων και δικαστηρίων για τη διεκδίκηση των νόμιμων οφειλών, με την κάλυψη να φτάνει έως και τα 5.000€ ανά περίπτωση. Έτσι, η πολυκατοικία δεν χρειάζεται να επιβαρύνει το αποθεματικό της προκειμένου να διεκδικήσει τα χρήματα που της οφείλονται.

 

Η κάλυψη αφορά περιπτώσεις άρνησης συμμετοχής σε κοινόχρηστες δαπάνες, όπως εργασίες σε σωληνώσεις, μόνωση ταράτσας ή βαφή, ενώ περιλαμβάνει και ποινικήυπεράσπιση του διαχειριστή για εξ αμελείας αδικήματα που σχετίζονται με τη δραστηριότητά του.

Με αυτόν τον τρόπο, η τεχνολογία δεν περιορίζεται στην παρακολούθηση των οικονομικών μιας πολυκατοικίας. Μπορεί να γίνει η βάση για νέες υπηρεσίες που προσφέρουν μεγαλύτερη ασφάλεια και ουσιαστική υποστήριξη στους κατοίκους.

Τεχνολογία και ανθρώπινη παρουσία

 

Η Billys έχει διαμορφώσει διαφορετικά πλάνα διαχείρισης, ώστε κάθε πολυκατοικία να μπορεί να επιλέξει το επίπεδο υπηρεσιών που ανταποκρίνεται στις ανάγκες της. Από το Basic, με χρέωση ανά έκδοση κοινοχρήστων, έως το Smart, που προσθέτει δυνατότητες όπως η παρακολούθηση εξοφλήσεων online, οι αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμών και οι ηλεκτρονικές ψηφοφορίες.

 

Για πολυκατοικίες που θέλουν να περάσουν σε ένα πιο ολοκληρωμένο μοντέλο διαχείρισης, υπάρχουν τα Pro Online και Pro+, με το τελευταίο να συνδυάζει την ψηφιακή πλατφόρμα με αποκλειστικό εκπρόσωπο Billys για το κτίριο και μηνιαίες επισκέψεις στην πολυκατοικία.

 

Έτσι, η τεχνολογία δεν λειτουργεί ως υποκατάστατο της ανθρώπινης παρουσίας, αλλά ως εργαλείο που οργανώνει και κάνει πιο διαφανή τη διαχείριση.

 

Για τον κάτοικο, τελικά, η διαφορά μπορεί να είναι πολύ απλή: αντί να χρειάζεται να ρωτήσει «τι έγινε με αυτό;», μπορεί να ανοίξει την πλατφόρμα και να το δει.

 

Γιατί η πραγματική αξία της τεχνολογίας στη διαχείριση μιας πολυκατοικίας δεν είναι να κάνει τα πράγματα πιο περίπλοκα. Είναι να εκσυγχρονίζει έναν τρόπο λειτουργίας που για χρόνια παρέμενε ίδιος και να κάνει την καθημερινότητα λίγο πιο απλή, πιο διαφανή και πιο ασφαλή.